Ajouter une personne à la clinique ne la rend pas réservable en soi. Deux liens
le font : le Département auquel elle appartient, et les prestations
qu'elle assure.
Qui peut le faire : l'administrateur de la clinique ou la réception.
Avant de commencer : les départements et les prestations dans lesquels cette
personne travaille doivent déjà exister.
Étapes
Ouvrez Medical staff et cliquez sur Add medical staff.
Le formulaire s'ouvre sur un seul champ, Medical staff member. Saisissez
le nom de la personne. C'est d'abord une recherche, et c'est ce qui empêche
de créer deux fois la même personne.La personne a déjà un identifiant (une réceptionniste qui voit aussi
des patients, un administrateur à qui on a d'abord donné un compte) :
choisissez la ligne. Son nom et son e-mail se remplissent à partir du
compte, et l'e-mail est verrouillé, car il se gère désormais sous Users.Une ligne indique « Has staff profile » : cette personne est déjà dans
Medical staff. Utilisez View staff profile au lieu de l'ajouter à
nouveau.Personne ne correspond : choisissez Add new medical staff, la
dernière ligne. Elle est toujours là, même quand il y a des résultats, car
un nom identique ne prouve pas qu'il s'agit de la même personne.
Si personne dans la clinique n'a d'identifiant sans profil de personnel, il
n'y a rien à chercher et le formulaire s'ouvre directement sur les champs du
nom.Vérifiez le prénom et le nom, et saisissez le Téléphone. Les
trois sont obligatoires. L'E-mail est facultatif.Choisissez le type de disponibilité, Fixe ou Flex. Voyez plus bas si
vous hésitez. Sur certaines cliniques ce champ s'appelle encore Employment
type ; c'est le même champ.Choisissez le Département ou les départements auxquels cette personne
appartient.Choisissez les prestations qu'elle assure. La liste ne propose que les
prestations des départements choisis à l'étape 5, donc choisissez d'abord le
département.Décidez si cette personne a besoin d'un identifiant maintenant.
Non, ou pas encore : cliquez sur Enregistrer. Vous pourrez l'inviter
plus tard depuis son profil.Oui : cochez Invite to the platform et cliquez sur Continuer.
Une deuxième étape, Platform access, demande l'E-mail où part
l'invitation, les rôles et la Langue principale. Cliquez sur
Send invitation.
La case n'apparaît pas si vous avez lié un identifiant existant à l'étape 2 :
cette personne peut déjà se connecter.
Ce que vous devez voir : le profil de la personne. Si vous avez envoyé une
invitation, il porte le bandeau Invitation sent to ... ; si vous avez lié un
identifiant existant, un petit point vert à côté du nom. Dans la liste
Medical staff, la colonne Schedule indique No schedule pour une
personne Fixe ou By request pour une personne Flex. No schedule à ce
stade est correct : vous ne lui avez pas encore donné d'horaires. Une fois que
c'est fait, la colonne affiche ses jours de travail à la place.
Si l'invitation échoue
Le profil de personnel est enregistré d'abord, l'invitation est envoyée ensuite.
Si l'envoi échoue, le profil est conservé et le formulaire reste à l'étape
Platform access ; cliquez de nouveau sur Send invitation et c'est le même
profil qui est utilisé, pas un second. Si vous quittez, le profil existe et vous
pourrez inviter la personne plus tard depuis celui-ci.
Fixe ou Flex
Fixe veut dire que la personne travaille selon un emploi du temps
hebdomadaire qui se répète. Quelqu'un qui vient tous les mardis et jeudis est
Fixe, même si c'est du temps partiel.Flex veut dire qu'il n'y a pas d'emploi du temps répété. La personne vient
quand la clinique l'appelle, et sa disponibilité se saisit par date.
Une personne Flex sans horaires est correctement configurée, ce n'est pas un
problème à corriger. C'est pourquoi sa colonne d'horaires indique By request
plutôt que No schedule.
Pourquoi le département vient d'abord
Le département décide des prestations que vous pouvez donner à la personne. Si
vous retirez plus tard un département de son profil, les prestations de ce
département disparaissent avec lui. C'est voulu : un profil ne peut jamais porter
une prestation que les départements de la personne ne couvrent pas.
Le téléphone est obligatoire, l'e-mail non
Le numéro de téléphone fait trois choses : il distingue deux personnes du même
nom, il permet à la clinique de joindre quelqu'un qui n'a pas de connexion, et
c'est là qu'un message WhatsApp arriverait. Beaucoup de membres du personnel
n'ont pas d'e-mail, donc l'e-mail est facultatif et la personne fonctionne
pleinement comme ressource réservable sans lui.
Une connexion est une chose séparée
Être dans Medical staff n'est pas la même chose que pouvoir se connecter. Un
petit point vert à côté du nom signifie que la personne a un accès à la
plateforme. Seule une personne avec un accès peut se connecter, ouvrir les
dossiers des patients et recevoir des notifications par e-mail.
Il y a trois façons de donner à quelqu'un les deux fiches, et elles aboutissent
au même endroit :
En l'ajoutant ici, cochez Invite to the platform (étape 7), ou
choisissez son identifiant existant dans le premier champ (étape 2).Plus tard, depuis son profil, utilisez Invite to platform. Voir
Inviter un membre du personnel à se connecter.Depuis le côté Users, ajoutez l'utilisateur et cochez Create a medical
staff profile, ou ouvrez un utilisateur existant et utilisez Link staff
profile pour le relier à une fiche de personnel qui existe déjà.
Une fois l'invitation envoyée, l'adresse e-mail devient non modifiable sur le
profil de personnel et ne peut plus être changée que sous Users.
Quand quelqu'un part
Utilisez Marquer comme inactif dans le menu ... de la ligne. Son historique
reste et la personne peut être réactivée si elle revient. La suppression n'est
possible que pour une fiche sans aucun historique, ce qui en pratique veut dire
une personne ajoutée par erreur.
Pour aller plus loin
Définir les horaires de travail d'un membre du personnel
Inviter un membre du personnel à se connecter
Personnel médical et utilisateurs : quelle est la différence
Ajouter un département
Ajouter une prestation