Comment votre clinique est structurée

Healthcare Platform gère une clinique. Tout ce que vous faites dans une journée,
réserver un rendez-vous, voir qui est libre, rédiger un compte rendu de visite,
repose sur quelques réglages que vous saisissez une seule fois.

Cet article montre dans quel ordre ces réglages se font, et pourquoi chacun a
besoin du précédent. Lisez-le une fois avant de commencer. Cela vous évite de
configurer deux fois la même chose.

Qui peut le faire : l'administrateur de la clinique. La réception et les
médecins n'ont rien à configurer ici, mais il est utile de savoir d'où Planning
tire ses réponses.

Vous construisez la clinique de l'extérieur vers l'intérieur :

Aucune étape ne peut être sautée utilement. Chacune est ce que la suivante
demande.

Ouvrez Clinic settings > General. Saisissez les informations légales, puis la
devise et le fuseau horaire, puis les valeurs par défaut de réservation.

Le fuseau horaire compte plus qu'il n'y paraît. Toutes les heures du système,
chaque rendez-vous et chaque horaire de travail, s'affichent dans ce fuseau.

Ce que vous devez voir : le nom de la clinique en bas à gauche de l'écran, sous
le menu.

Ouvrez Clinic settings > Lieux et ajoutez chaque endroit où un patient est
réellement reçu. Une clinique peut en avoir plusieurs.

Un lieu n'est pas décoratif. Un rendez-vous a toujours lieu quelque part, et les
horaires d'une personne sont définis par lieu. Si un médecin travaille le lundi
dans un bâtiment et le mardi dans un autre, les deux doivent exister ici d'abord.

Ce que vous devez voir : vos lieux dans la liste, chacun Actif.

Ouvrez Départements et créez les groupes auxquels vos prestations
appartiennent.

Chaque prestation doit appartenir à un département, c'est pourquoi cette étape
précède les prestations. Un département porte aussi une couleur, et c'est cette
couleur que vous reconnaîtrez plus tard dans Planning.

Ce que vous devez voir : chaque département avec sa couleur, et encore aucune
prestation dedans.

Ouvrez Prestations et ajoutez ce qu'un patient peut réserver : une
consultation, une radiographie, une vaccination. Chaque prestation a besoin d'un
nom, d'un Département et d'une Durée.

Deux points à ne pas manquer :

Ce que vous devez voir : vos prestations dans la liste, avec un département à
côté de chacune.

Ouvrez Medical staff et ajoutez chaque personne. Créez ensuite deux liens,
car ce sont eux que Planning lit :

Ajouter une personne à la clinique ne la rend pas réservable en soi. Tant qu'une
personne n'est pas liée à une prestation, aucun patient ne peut réserver cette
prestation avec elle.

Une fiche de personnel est aussi distincte d'un accès. Donner à quelqu'un un
compte utilisateur et un rôle ne crée pas de fiche de personnel, et seule la
fiche de personnel peut avoir des horaires et des réservations (voir Medical
staff et utilisateurs : quelle est la différence).

Deux types de personnel. Une personne qui travaille selon un horaire
régulier est Fixe. Une personne qui vient quand on l'appelle, et qui n'a
aucun horaire permanent, est Flex. Un membre du personnel Flex sans horaires
est normal, ce n'est pas une erreur à corriger.

Ce que vous devez voir : la personne dans la liste, avec No schedule dans
la colonne Schedule jusqu'à l'étape suivante (By request pour une personne
Flex), et les prestations qu'elle assure sur son profil.

Sur le profil de la personne, ouvrez l'onglet Schedule et ajoutez ses
horaires : quels jours, quelles heures, quel lieu.

Les horaires sont conservés en versions datées. Quand l'emploi du temps de
quelqu'un change, vous n'écrasez pas l'ancien : vous ajoutez une nouvelle version
qui commence le jour où le changement prend effet. Les anciens horaires restent,
donc les rendez-vous du mois dernier gardent leur sens.

Les absences sont séparées. Utilisez l'onglet Absent du bureau pour les
congés et les jours d'absence, pas l'onglet des horaires.

Ce que vous devez voir : les horaires actuels marqués comme actifs, et toute
version future marquée comme à venir.

C'est la partie qu'il vaut la peine de comprendre, parce qu'elle explique presque
toutes les questions que la réception posera.

Vous ne créez jamais un créneau libre. Planning les calcule pour vous, à
partir de quatre choses à la fois :

Retirez l'une des quatre et les créneaux disparaissent. Donc quand un créneau que
vous attendiez n'est pas là, vous ne cherchez pas un écran cassé. Vous cherchez
le lien qui manque : aucun horaire ce jour-là, une absence, la prestation non
liée à cette personne, ou le mauvais lieu.

Un rendez-vous occupe aussi le temps de la personne, pas celui de la prestation.
Une fois 10:00 pris, il est pris pour tout ce que cette personne propose.

Une fois la configuration ci-dessus en place, la journée se déroule ainsi :

La clinique peut aussi être configurée avec un assistant guidé, qui suit le même
ordre que cet article. L'assistant est en cours de finalisation, un article
séparé lui sera consacré. Si vous configurez la clinique à la main, l'ordre
ci-dessus est celui que l'assistant utilise aussi.